Um Streitigkeiten mit dem Finanzamt über den wahren Empfänger von Zahlungen und damit
über die Anerkennung von Betriebsausgaben zu vermeiden, sollten regelmäßig alle zumutbaren
Abfragen hinsichtlich der eigenen Subunternehmer durchgeführt, ausgedruckt und archiviert
werden.
Dazu zählen etwa Abfragen aus Firmenbuch, Gewerberegister, UID-Verzeichnis, etc. Weiters sollte eine Dokumentation bezüglich der vom Subunternehmer (Zahlungsempfänger) erbrachten Leistungen mittels Schriftverkehr, E-Mails, Besprechungsprotokolle vorhanden sein bzw. ein entsprechender schriftlicher Vertrag mit dem Subunternehmer bestehen. Diese Vorkehrungen können vor unangenehmen Situationen bei Außenprüfungen und vor fehlender Beweismittelbeschaffung bzw. -vorsorge bewahren.
Die sogenannte Empfängerbenennung besagt: Beantragt ein Abgabepflichtiger den steuerlichen Abzug von Schulden oder Aufwendungen, so kann die Finanz verlangen, dass der Abgabepflichtige die Empfänger der abgesetzten Beträge genau bezeichnet. Tut er dies nicht, sind die beantragten Ausgaben zwingend nicht anzuerkennen, und zwar auch dann, wenn die Tatsache der Zahlung und deren betriebliche Veranlassung an sich unbestritten sind. Allerdings darf laut Verwaltungsgerichtshof (VwGH) diese Empfängerbenennung nicht unmöglich sein.
Entscheidung des VwGH
Im konkreten VwGH-Fall wurde im Zuge einer Außenprüfung bei einer GmbH, die im Baugewerbe tätig ist, der Aufwand für Leistungen an zwei Subunternehmen nicht anerkannt. Laut Finanz seien trotz Aufforderung zur Empfängernennung nämlich nur die Namen der beiden Subunternehmen, die schon genannt gewesen seien, angegeben worden. Es handle sich allerdings nicht um die tatsächlichen Empfänger der Zahlungen. Die GmbH brachte vor, dass sie die Existenz der Subunternehmen nicht durch Besuche vor Ort, sondern auf andere Weise, wie etwa mittels Durchsicht der Gewerbeberechtigung, der Firmenbucheintragung sowie der UID-Nummer, überprüft habe. Besuche vor Ort seien nicht üblich und bei einer Vielzahl an Subunternehmern unmöglich.
In der Folge schrieb das Finanzamt die Körperschaftsteuer vor, ohne die Zahlungen an die Subunternehmer als Betriebsausgaben anzuerkennen. Das Bundesfinanzgericht (BFG) teilte im Rahmen des folgenden Rechtsmittelverfahrens die Ansicht des Finanzamtes.
Keine Abschiebung der Beweislast
Der VwGH hob die Entscheidung des BFG jedoch auf und begründete das wie folgt: Dem Steuerpflichtigen dürfen keine offenbar unerfüllbaren Aufträge zum Nachweis der Zahlungsempfänger erteilt werden. Offenbar unerfüllbar sind derartige Aufträge dann, wenn eine unverschuldete, tatsächliche Unmöglichkeit, die Empfänger der geltend gemachten Betriebsausgaben namhaft zu machen, vorliegt. Es wäre Aufgabe des BFG gewesen, Ermittlungen vorzunehmen, ob und inwieweit es in der Baubranche in dem betreffenden Jahr üblich ist, dass die Geschäftslokale der Subunternehmer aufgesucht werden, um den tatsächlichen Sitz der Subunternehmer und deren Fähigkeit zur Leistungserbringung zu überprüfen. Nach diesen Aussagen des VwGH kann das Finanzamt somit die Beweislast nicht einfach an den Steuerpflichtigen abschieben, sondern muss den Sachverhalt selbständig ermitteln, und zwar auch zugunsten des Steuerpflichtigen.